De definitie rond consultancy-uitgaven werd uitgewerkt in het VABN advies 2024/1.
Het VABN advies is te raadplegen op de VABN website en treedt in werking vanaf 1/9/2024: Adviezen – VABN – Vlaamse Adviescommissie Boekhoudkundige Normen (vlaanderen.be)
Het begrip consultancy legt, in bijzonder, de focus op de aanwezigheid van een (in hoofdzaak) adviserende rol, beperkt in de tijd, en vanuit een onafhankelijke en objectieve positie. Vanuit deze drie speerpunten komt men tot volgende definitie:
‘Consultancy is de praktijk van het geven van deskundig advies of het verlenen van expertise binnen een bepaald vakgebied door een onafhankelijke partij, beperkt in tijd, en waarbij de dienst in hoofdzaak betrekking heeft op advies.’
Deze diensten wijken dus af van de dagelijkse operationele (of conventionele) dienstverlening, en hebben tot doel de effectiviteit van de bedrijfsstrategie, de bedrijfsvoering, de operationele processen, de (algemene) werking, de productiviteit, de prestaties of specifieke activiteiten binnen de organisatie te verbeteren of te optimaliseren.[1]
Specifieke consultancy die na verloop van tijd overgaat naar een operationele of reguliere dienstverlening (uitbesteed werk) wordt vanaf dat ogenblik uit de scope van consultancy geweerd.
Bij gemengde diensten die zowel elementen bevatten van consultancydiensten als de daaruit voortvloeiende operationele dienstverlening, moet worden bekeken wat het hoofdvoorwerp van de opdracht is.
Bepalend voor het hoofdvoorwerp van de opdracht zijn:
- Het doel of de intentie van de aanbestedende dienst met de opdracht
- Het deel van de opdracht met de hoogste waarde.
‘Verplichte’ expertiseopdrachten, die voortvloeien uit reguliere taken of conventionele diensten, doorgaans uitgeoefend door vrije of intellectuele beroepen, meestal bij wet geregeld, zoals advocaten (juridisch advies en vertegenwoordiging in individuele dossiers), bedrijfsrevisoren (wettelijke controle van jaarrekeningen), advocaten (juridisch advies en vertegenwoordiging in individuele dossiers), geneesheren (medische expertise in rechtszaken), architecten (haalbaarheidsstudies), e.d. worden niet als consultancy aanzien.
Wanneer hun advies en expertise op ‘vrijblijvende’ basis worden ingeroepen, worden deze beschouwd als consultancy. (Bvb. Vrijblijvend juridisch advies door advocaat in arbeidsrecht, fiscaal recht, gegevensbescherming, of een vraag om een second opinion van een eerder ingewonnen advies, enz…).
[1] Investeringsuitgaven, zoals ontwikkelingskosten van applicatie- of systeemsoftware (of websites), in kader van consultancy worden niet aangerekend op de ‘consultancy rekeningen’, maar geboekt als een investering indien aan de activeringsvoorwaarden is voldaan.