I. Inleiding
Dit hoofdstuk beschrijft enkel de boekhoudkundige en ESR verwerking van ontvangen voorschotfacturen. De boekhoudkundige en ESR verwerking van voorschotten aan personeelsleden en van uitgaande voorschotfacturen worden niet behandeld in dit hoofdstuk.
Vooruitbetalingen
Voor de verwerking van de voorschotfacturen maken we een onderscheid tussen:
- voorschotfacturen die worden aangerekend zonder dat er reeds prestaties werden geleverd door de leverancier;
- voorschotfacturen die tussentijds worden uitgereikt voor reeds gedeeltelijk geleverde prestaties (= deelfacturen).
II. De bedrijfseconomische verwerking
Voorschotfacturen zonder geleverde prestatie:
Wanneer voorschotten worden aangerekend zonder prestatie van de leverancier wordt het voorschot opgenomen op de actiefzijde van de balans als openstaande vordering t.a.v. de leverancier. Pas op het ogenblik van de levering van de prestaties en facturatie van de geleverde prestatie wordt de uitgave in de kost genomen en vervalt de vordering t.a.v. de leverancier.
Voorschotfacturen voor gedeeltelijk geleverde prestaties:
In het tweede geval worden voorschotten betaald voor reeds geleverde prestaties. Het betreft hier bijgevolg deelfacturaties voor reeds geleverde prestaties. Gezien de prestatie reeds werd geleverd worden deze voorschotten (deelfacturaties) in de kost genomen bij de verwerking van de voorschotfactuur (deelfactuur).
Algemeen:
Het MAR voorziet een aantal rekeningen voor het boeken van vooruitbetalingen:
- 213 Vooruitbetalingen Immateriële vaste activa
- 27 Vaste activa in aanbouw en vooruitbetalingen
- 2906 Vooruitbetalingen (Vorderingen op meer dan een jaar)
- 36 Vooruitbetalingen (op voorraadinkopen)
- 406 Vooruitbetalingen (op handelsvorderingen)
Vooruitbetalingen die met een actief verbonden zijn, worden in de balans vermeld in samenhang met het actief waarop zij betrekking hebben. Niet aan vaste activa toerekenbare diensten worden toegerekend aan de handelsvorderingen.
III. De ESR-verwerking
Vooruitbetalingen worden conform het ESR 2010 beschouwd als kredietverleningen en bijgevolg in het ESR aangerekend in de groep 8 “Kredietverleningen en kredietaflossingen; deelnemingen en vereffeningen van deelnemingen; andere financiële producten en voorschotten”.
Echter, voor vooruitbetalingen waarbij de prestaties (gedeeltelijk) binnen hetzelfde jaar worden geleverd als het jaar waarin de vooruitbetaling gebeurt, wordt bij de registratie van de vooruitbetaling in de boekhouding onmiddellijk op de respectievelijke ESR uitgave aangerekend voor het gedeelte van de prestatie die in hetzelfde boekjaar uitgevoerd wordt.
Aanrekening op een ESR-code van groep 8 gebeurt dus enkel voor het gedeelte van de vooruitbetaling die een jaaroverschrijdend karakter heeft.
Voor de Vlaamse Gemeenschap worden enkel de vooruitbetalingen aan leveranciers (economische rekening 406000) groter of gelijk aan 1.000.000 EUR uitgedrukt op een ESR-8.