Er zijn 2 basisvoorwaarden waaraan moet voldaan zijn vooraleer een vastlegging kan plaatsvinden, ongeacht haar aard:
- er is een verbintenis waar in de toekomst verplichtingen uit zullen volgen;
- er is een formeel verantwoordingsstuk in bezit.
Uit het verantwoordingstuk blijkt dat:
- de identiteit van de schuldeiser bepaald is of minstens bepaalbaar is;
- het bedrag van de verbintenis bepaald is of minstens bepaalbaar is.
Wanneer aan deze voorwaarden voldaan is, wordt de verbintenis vastgelegd voor het totale bedrag van de verplichtingen, die eruit voortvloeien ongeacht de uitvoeringstermijn.
De vastlegging wordt budgettair aangerekend op het VAK voor het volledige bedrag van de verbintenis. De vastlegging a.d.h.v. het formeel verantwoordingsstuk bevat de volledige uitgave of vermoedelijke volledige uitgave, onafhankelijk of de vereffening al dan niet over meerdere jaren gespreid is.