Om kosten aan te rekenen in het correcte boekjaar wordt er gewerkt met ramingen en provisies. In het volgende boekjaar worden de ramingen en provisies tegen geboekt en wordt de effectieve kost geboekt.
Het eventuele verschil tussen het geraamde bedrag en de effectieve kost kan zowel positief als negatief zijn:
- Positief (= raming > effectieve kost): geen blokkering van de vrijgekomen middelen
- Negatief (= raming < effectieve kost): belasting op de budgetten van het volgende boekjaar
De aanrekening dient steeds te gebeuren op dezelfde budgetten waarop in het volgende boekjaar de effectieve kost zal aangerekend worden. De terugboeking van de raming of provisie in het volgende boekjaar dient logischerwijs te gebeuren op de budgetten waarop de raming of provisie initieel werd aangerekend.
Opmerking: deze werkwijze geldt niet voor te ontvangen facturen. Hiervoor worden de algemene regels zoals bepaald in VCO gevolgd.