I. Inleiding
Lonen van (onderwijzend) personeel worden aangerekend in het jaar en de maand waarin de prestaties geleverd zijn.
Vorderingen die ontstaan naar aanleiding van ten onrechte uitgekeerde wedden, pensioenen e.d. worden in mindering gebracht van de oorspronkelijk geboekte bedragen, ook al is dit boekjaar overschrijdend.
Incidentele premies of andere uitzonderlijke tegemoetkomingen (bijvoorbeeld: FUTO’s) worden op het VEK aangerekend in het jaar dat ze uitbetaald worden. De aanrekening op het VAK gebeurt in het jaar dat de verplichting tot uitbetaling ontstaat.
II. Bedrijfseconomische verwerking
De loonkosten van personeel worden aangerekend onder subklasse 62 ‘Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen’ met uitzondering van de loonkosten inzake onderwijzend personeel bij de Vlaamse Gemeenschap, die aangerekend worden op een economische rekening 6436xx.
Voor wat betreft vorderingen, niet voortvloeiende uit correcties op lonen dient er rekening gehouden te worden met het compensatieverbod van kosten en opbrengsten. De inkomsten die uit recuperatiemogelijkheden (Sociale Maribel,…) voortvloeien mogen niet gezien worden als een correctie op te veel betaalde kosten, maar moeten beschouwd worden als een opbrengst. Bijvoorbeeld: ontvangsten uit Sociale Maribel dienen ingevorderd te worden op rubriek 740 ‘Bedrijfssubsidies en compenserende bedragen’ en mogen niet in mindering van de subklasse 62 ‘Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen’ geboekt worden.
Er wordt per einde van het boekjaar een voorziening vakantiegeld aangelegd, omdat werknemers recht hebben op vakantiegeld in het jaar dat volgt op de levering van hun prestaties. Er dient dus per einde van het boekjaar een schuld uitgedrukt te worden ten aanzien van het personeel. Het aanleggen van de voorziening zorgt ervoor dat alle kosten die werden veroorzaakt tijdens het boekjaar met betrekking tot personeel tot uitdrukking worden gebracht.
Zowel aanleg als terugnames van de voorziening vakantiegeld voor personeel (uitgezonderd onderwijzend personeel) wordt geboekt met economische rekening binnen rubriek 623.
De aanleg van de voorziening vakantiegeld voor onderwijzend personeel verloopt bij de Vlaamse Gemeenschap via de economische rekening 643710 ‘Toevoeging voorziening vakantiegeld onderwijzend personeel’. De bestedingen en terugnames van de voorziening voor vakantiegeld voor onderwijzend personeel worden bij de Vlaamse Gemeenschap geboekt op economische rekening 643730 ‘Bestedingen en terugname voorzieningen vakantiegeld onderwijzend.
III. ESR-matige verwerking (omvat de te hanteren codes)
De loonkosten van personeel worden aangerekend met een ESR van groep 11 ‘Lonen en sociale Lasten’ met uitzondering van de loonkosten inzake onderwijzend personeel, die aangerekend worden met ESR code 4 ‘Inkomstenoverdrachten binnen de overheidssector’.
De aanleg van de voorziening vakantiegeld wordt aangerekend op ESR 11.12 ‘Overige bezoldigingselementen’. De bestedingen en terugnames gebeuren eveneens met ESR 11.12 ‘Overige bezoldigingselementen’.
De aanleg van de voorziening vakantiegeld voor onderwijzend personeel wordt aangerekend met een ESR uit groep 4 ‘Inkomensoverdrachten binnen de overheidssector’. De bestedingen en terugnames van de voorziening voor vakantiegeld voor onderwijzend personeel worden eveneens aangerekend met een ESR uit groep 4 ‘Inkomensoverdrachten binnen de overheidssector’.