- Definitieve vastlegging: het bedrag en de identiteit van de schuldeiser zijn bepaald;
- Principiële vastlegging: het bedrag en/of de identiteit van de schuldeiser is bepaalbaar en nog niet bepaald.
In het verbintenissenrecht wordt algemeen aangenomen dat aan de bepaalbaarheid van een verbintenis is voldaan als de overeenkomst voldoende objectieve elementen bevat waardoor het voorwerp kan worden bepaald zonder dat een nieuw akkoord tussen partijen nodig is (Cass. 13 juni 2005, AR S.04.0109.N) (bv. door verwijzing naar de prijzen van een gereglementeerde markt of door de bepaling door een derde). Als we die bepaalbaarheid ook hier doortrekken naar de identiteit van de schuldeiser of het bedrag van de verbintenis betekent dat die bepaalbaar zijn als er voldoende objectieve elementen aanwezig zijn in het verantwoordingsstuk ter staving.
In geval van overheidsopdrachten wordt, bij aanrekening op basis van een principiële vastlegging, aangenomen dat (cfr. de memorie van toelichting bij het VCO) de aan te gane verbintenis bepaalbaar is als de fase van het onderzoek van de offertes (aan de hand van de gunningscriteria voorzien in het bestek) minstens is bereikt, maar de gunningsbeslissing nog niet definitief is (bv. in afwachting van advies IF, wachttermijn na de gunning, enz.). Een loutere intentieverklaring zonder concreet engagement kan m.a.w. niet als een verbintenis worden beschouwd.
Ook voor een subsidie kan een principiële vastlegging worden genomen als aan de verbintenisrechtelijke eisen rond bepaalbaarheid is voldaan. Het principiële ‘recht’ dat wordt toegekend wordt uiteindelijk bepaald en ingevuld door toekomstige externe objectieve factoren die op het moment van de principiële toekenning nog niet vast staan of het voorwerp uitmaken van verder onderzoek. Een duidelijke beschrijving van het uitvoeringsprogramma of een specificatie van het project in relatie met het vast te leggen bedrag is vereist.
Hieronder volgen concrete situaties:
Overheidsopdrachten en bestellingen op raamovereenkomsten waarbij voorzien is in een minicompetitie
De recente offertes (minder dan 3 maanden oud) moeten reeds zijn ingediend zijn en de beoordelingsfase van de offertes is gestart.
Bestelling op raamovereenkomsten waarbij niet voorzien is in een minicompetitie
Bestelaanvraag is mogelijk maar het bedrag moet duidelijk worden onderbouwd. M.a.w. de hoeveelheid mag niet arbitrair zijn. De P is meestal wel gekend (kost van profielen). Het ingediende dossier dient te beschikken over een of meerdere recente voorstellen/offertes (bijvoorbeeld inzake profielen: USG dient minsten 1 profiel te hebben aangeboden) en de beoordelingsfase van de offertes is gestart. Met recente wordt bedoeld minder dan 3 maanden oud.
Subsidies waarvoor subsidieaanvragen moeten worden ingediend (bijv. n.a.v. een oproep of een subsidiegids)
De definitieve subsidieaanvragen moeten volledig binnen zijn en de beoordelingsfase van de subsidieaanvragen is gestart.
Subsidies zonder subsidieaanvraag
Het programma/project/… moet reeds volledig vastliggen. Grootteorde van bedrag mag niet arbitrair zijn dus te onderbouwen of men voorziet een max. bedrag dat nog moet worden verdeeld over een afgebakende groep van begunstigden. Dossier moet reeds goedgekeurd zijn door de Vlaamse regering.
Aankopen van gronden/gebouwen
De aan te kopen grond/gebouw met gespecifieerd zijn, onderhandelingen zijn reeds opgestart en er dient een schattingsverslag te zijn