3.3.4 Aanrekening inkomens- en kapitaaloverdrachten (subsidies, dotaties en toelagen)

3.3.4.1    Algemeen

Onder dit punt wordt de VEK aanrekening besproken van inkomens- en kapitaalsoverdrachten, meer concreet de aanrekening van subsidies, toelagen en dotaties.

Voor de verwerking op het VAK wordt verwezen naar “hoofdstuk 3.2 Vastleggingen/Verbintenissen”. Dit wordt niet in dit hoofdstuk besproken, behalve bij afwijkende bepalingen.

Voor de verwerking van EU-subsidies wordt verwezen naar “hoofdstuk 3.3.4.7 Europese subsidies”.

ESR-matig en bedrijfseconomisch worden verschillende begrippen gebruikt voor inkomsten en uitgaven. ESR-matig wordt gesproken van vorderingen en schulden. Bedrijfseconomisch wordt gesproken van opbrengsten en kosten. Onderstaande principes omvatten de ESR-matige en bedrijfseconomische aanrekening. Om de leesbaarheid te bevorderen wordt gesproken van opbrengsten en kosten voor zowel de ESR-matige als de bedrijfseconomische aanrekening. Bij afwijkende aanrekeningen worden ze beiden apart opgenomen.

3.3.4.2    Algemene principes- subsidiërende – VEK aanrekening

De aanrekeningmomenten voor inkomensoverdrachten op het VEK zijn de volgende:

  • het moment dat de subsidievoorwaarden vervuld zijn;
  • het moment van de gesubsidieerde activiteit.

Voor kapitaaloverdrachten wordt verwezen naar hoofdstuk “3.3.4.6 kapitaaloverdrachten”.

Deze aanrekeningmomenten staan los van het jaar/moment van de effectieve betaling van de subsidie.

Om de correcte toewijzing van de VEK aanrekening per boekjaar mogelijk te maken, dient gebruik gemaakt te worden van het principe van overlopende rekeningen, indien nodig.

3.3.4.3    Algemene principes- gesubsidieerde enititeit – onvangst

De gesubsidieerde entiteit neemt contact met de subsidiërende entiteit voor de afstemming van de bedragen. Terugvorderingen dienen aangerekend te worden in het boekjaar dat de beslissing tot terugvordering wordt genomen.

3.3.4.4    Algemene principes inzake terugvorderingen van subsidies bij de subsidiërende entiteit en gesubsidieerde entiteit

Subsidiërende entiteit

Indien de subsidiërende entiteit een terugvordering uitvoert in hetzelfde boekjaar als het jaar dat de oorspronkelijke aanrekening op het VEK gebeurde, wordt deze als een correctie op de eerdere aangerekende kost geboekt. Gebeurt de terugvordering echter in een later boekjaar dan het boekjaar van de oorspronkelijke aanrekening op het VEK, dan wordt de correctie als opbrengst geboekt.

Gesubsidieerde entiteit

De gesubsidieerde entiteit die een terugvordering dient uit te voeren moet deze terugvordering verwerken als een correctie op de oorspronkelijke geboekte opbrengst indien de terugvordering gebeurt in hetzelfde boekjaar als het boekjaar waarin de subsidie, toelage of dotatie werd verkregen. Indien de terugvordering plaatsvindt in een later boekjaar, dient de terugvordering aangerekend te worden als een kost in het jaar van de terugvordering.

3.3.4.5.1    Subsidiërende entiteit

De aanrekening op het VEK gebeurt in het boekjaar waarop de gesubsidieerde activiteiten betrekking hebben.

  • Indien de aanrekening gelijkt loopt met het boekjaar dan kan de aanrekening gebeuren op het VEK zonder verdere proratering;
  • Indien de periode waarop de gesubsidieerde activiteit betrekking heeft, afwijkt van het boekjaar, dan gebeurt de aanrekening op het VEK pro rata op basis van het aantal maanden waarop de gesubsidieerde activiteit betrekking heeft. Bij een onvolledige begin- of eindmaand bepaalt de 16e dag van de maand of de maand al dan niet wordt meegeteld om de proratering te berekenen. Hiervoor dient gebruik gemaakt te worden van het principe van overlopende rekeningen (“hoofdstuk 5.2 Overlopende rekeningen”);
  • Indien de gesubsidieerde activiteit afhankelijk is van de voortgang van een project gebeurt de aanrekening op VEK naargelang de voortgang van het project op basis van de beschikbare bewijsstukken.
3.3.4.5.2    Gesubsidieerde entieteit

De ontvangst van de toelage of dotatie wordt geboekt als opbrengst in het jaar waarin de toelage of dotatie wordt ontvangen.

De ontvangst van de subsidie wordt geboekt als opbrengst in het jaar waarin de gesubsidieerde activiteiten plaatsvinden. Het recht op de subsidie wordt door de gesubsidieerde steeds aangerekend in het jaar dat ook de effectieve kosten worden aangerekend. Uitgangspunt is dat de toegekende subsidie steeds moeten matchen met de gesubsidieerde kosten.

 Indien de periode van de gesubsidieerde activiteit afwijkt, van het boekjaar dan gebeurt de aanrekening van de opbrengst pro rata op basis van het aantal maanden waarop de gesubsidieerde activiteit betrekking heeft. Hiervoor dient gebruik gemaakt te worden van het principe van overlopende rekeningen (“hoofdstuk 5.2 Overlopende rekeningen”).

3.3.4.5.3    Bedrijfseconomische en ESR matige verwerking van inkomensoverdrachten
Soort inkomensoverdracht Rubriek Code economische classificatie
Toelagen binnen de Vlaamse consolidatiekring 643-648 ESR 41.xx
Subsidies  buiten de Vlaamse consolidatiekring incl. natura (exclusief rentesubsidies) 643-648 ESR 31 – 32 – 33 – 34.3 – 34.4 – 34.5 – 35 – 42.90 – 43 – 44 – 45
Subsidies voor rente en andere buiten de Vlaamse consolidatiekring 643-648 ESR 31 – 33 – 34 – 42 – 43 – 44 – 45
3.3.4.6    Kapitaaloverdrachten

Een kapitaaloverdracht is een overdracht in geld of in natura die in het kader van de ESR-verordening wordt aangemerkt als kapitaaloverdracht die geen vermogensheffing is.

3.3.4.6.1    Subsidiërende entiteit

De toelage of dotatie wordt zowel budgettair, ESR-matig als bedrijfseconomisch aangerekend op het VEK op het moment dat voor de gesubsidieerde, en dit volgens de subsidievoorwaarden, het recht op de subsidie ontstaat. Met andere woorden: voor wat dotaties en toelagen betreft, gebeurt de aanrekening op het VEK gelijk met het VAK. Dit is niet afhankelijk van de voortgang van de uitvoering van de investeringen.

De aanrekening op het VEK voor subsidies gebeurt op basis van voortgang van de uitvoering van de investeringen die worden aangetoond door de gesubsidieerde entiteit.

Eventuele betalingen waarbij het duidelijk is dat die vooruit lopen op aan te rekenen subsidies, worden als voorschot behandeld.

Subsidies onder opschortende voorwaarden worden niet aangerekend, zolang aan de opschortende voorwaarden niet is voldaan. Voorbeelden van opschortende voorwaarden zijn: het verkrijgen van een omgevingsvergunning, de oprichting van een vennootschap of het behalen van bepaalde kwaliteitseisen . Het opleggen van een ex post verantwoording van de kosten wordt niet als opschortende voorwaarde beschouwd.

In geval van een subsidie in de vorm van een schadevergoeding zonder herstelverplichting (vb. een subsidie van het Vlaams Fonds voor de Lastendelging), wordt de kost budgettair, bedrijfseconomisch en ESR-matig volledig in resultaat genomen op het moment van toekenning.
In geval van natuurrampen wordt de kost budgettair, bedrijfseconomisch en ESR-matig volledig in resultaat genomen op datum van het getekend besluit.

Wanneer blijkt dat er bij de aflegging van de eindverantwoordingsstukken teveel subsidie werd toegekend, wordt het eerder aangerekende subsidiebedrag teruggevorderd. Deze terugvordering wordt als een correctie op de eerdere kost geboekt als de eindverantwoording in hetzelfde jaar van de aanrekening valt. Indien de eindverantwoording in een later jaar dan het jaar van aanrekening valt, wordt de correctie als opbrengst geboekt.

3.3.4.6.3    Afspraken

Het is steeds de gesubsidieerde entiteit die contact opneemt met de subsidiërende entiteit.

Deze afspraak is belangrijk in het kader van de afstemming van de subsidiestromen indien zowel ontvanger als uitgever binnen de Vlaamse deelstaatoverheid worden opgenomen.

3.3.4.6.4 Bedrijfseconomische en ESR matige verwerking
Soort kapitaaloverdracht Subklasse/rubriek Code economische classificatie
Kapitaalsubsidies (Balansrekening) 15 ESR 57 – 59 – 67 – 68 – 69
Investeringstoelagen binnen de Vlaamse consolidatiekring 740 ESR 66.xx
Kapitaaloverdrachten en overige binnen de Vlaamse consolidatiekring 643-648 ESR 61.xx
Kapitaaloverdrachten en overige buiten de Vlaamse consolidatiekring 643-648 ESR 51 – 52 – 53 – 54 – 62 – 63 – 64 – 65
3.3.4.7    Europese subsidies

Hieronder wordt uitgelegd hoe de verwerking van EU-subsidies van entiteiten die tot de Vlaamse deelstaatoverheid behoren, moet gebeuren in het kader van ESR 2010. De Europese Commissie heeft de lidstaten namelijk opgelegd dat EU-subsidies de begrotingsresultaten van de lidstaten niet mogen beïnvloeden. EU-subsidies moeten bijgevolg ESR-neutraal zijn. Boekhoudkundig vertaald betekent dit dat bij de eindbegunstigde de kosten, die voor een bepaald subsidieproject in de ESR 2010-rapportering worden verantwoord, moeten gelijk zijn aan de geboekte Europese subsidie-opbrengsten. Het recht op EU-subsidies kan zowel betrekking hebben op inkomensoverdrachten als op kapitaaloverdrachten.  De verwerkingswijze verschilt naargelang de ontvangende partij een beheerder of eindbegunstigde is. Onderstaande punten behandelen de theoretische ESR-matige verwerking. Voor de volledige bedrijfseconomische en ESR-matige verwerking verwijzen we naar het boekingsschema van EU-subsidies.

3.3.4.7.1    Eindbegustigde EU-subsidie

Het recht op EU-subsidies voor een bepaald project wordt door de eindbegunstigde die deel uitmaakt van de Vlaamse deelstaatoverheid steeds aangerekend in het jaar dat ook de effectieve kosten voor datzelfde project worden aangerekend. Uitgangspunt is dat kosten en opbrengsten voor een bepaald EU-project steeds gelijk moeten zijn. Met dien verstande dat het totale maximumbedrag waarvoor Europa tussenkomt niet mag overschreden worden.

Indien er bij de eindbegunstigde op het einde van het boekjaar, over alle directe EU-subsidies heen, een schuld ten aanzien van de EU bestaat, dan moet dit beschouwd worden alsof de eindbegunstigde een lening van de EU heeft ontvangen. Het stijgen of dalen van die schuld, ten aanzien van de eindbalans van het jaar voordien, leidt in de ESR-rapportering van het jaar tot respectievelijk een opname ESR 9 ontvangst of een terugbetaling van de EU-schuld ESR 9 uitgave.

Indien er bij de eindbegunstigde op het einde van het boekjaar, een vordering ten aanzien van de EU bestaat, dan moet dit beschouwd worden alsof de eindbegunstigde een lening aan de EU heeft gegeven. De evolutie van die vordering, ten aanzien van de eindbalans van het jaar voordien, leidt in de ESR-rapportering tot een ESR-8 uitgave wanneer de vordering stijgt of een ESR-8 ontvangst wanneer de vordering daalt.

Mocht zich de situatie voordoen waarbij op het einde van het jaar een schuld bestaat, maar op het einde van het vorige jaar een vordering bestond, dan moet ESR-matig volgende geboekt worden:

  • de volledige terugbetaling van de vordering, te verwerken als ESR-8 ontvangst
  • het “aangaan van de nieuwe lening”, te verwerken als ESR-9 ontvangst.

In dezelfde redenering wordt een terugbetaling van een schuld waarbij op het einde van het boekjaar een vordering zou bestaan, terwijl op het einde van het vorige boekjaar nog een schuld bestond, dan moet ESR-matig volgende geboekt worden:

  • de volledige terugbetaling van de schuld, te verwerken als ESR-9 uitgave
  • het ontstaan van vordering, te verwerken als ESR-8 uitgave.

Op die manier heeft de behandeling van EU-subsidies geen invloed op het ESR-vorderingensaldo.

3.3.4.7.2    Beheerder van EU-middelen

Bij de financiële stromen van EU-subsidies beperkt de rol van beheerder EU-middelen zich tot het doorgeven van die subsidies. Vanuit de rol van beheerder moeten deze stromen in principe niet aangerekend worden.

Uitzondering wordt gemaakt voor de technische bijstand omdat de werkingskosten van de beheerder zelf, geheel of gedeeltelijk, worden gefinancierd met EU-subsidies. Hiervoor dient de werkwijze toegepast te worden zoals beschreven onder het punt eindbegunstigde EU-subsidie.